Surat keterangan kerja merupakan salah satu dokumen resmi yang memiliki peran penting dalam dunia profesional. Baik untuk karyawan yang telah mengundurkan diri (resign) maupun yang masih aktif bekerja, surat ini menjadi bukti formal yang menunjukkan status dan pengalaman kerja seseorang di sebuah perusahaan. Dalam banyak situasi, surat ini digunakan sebagai syarat administratif untuk melamar pekerjaan baru, mengurus pinjaman bank, mengajukan visa, atau keperluan hukum tertentu.
Agar memiliki nilai validitas yang kuat dan mencerminkan profesionalisme perusahaan, surat keterangan kerja harus disusun dengan format dan isi yang tepat. Artikel ini akan membahas secara lengkap bagaimana cara menulis surat keterangan kerja, baik untuk karyawan yang masih aktif maupun yang telah resign, beserta contohnya.
1. Pengertian Surat Keterangan Kerja
Surat keterangan kerja adalah dokumen resmi yang diterbitkan oleh perusahaan atau instansi tempat karyawan bekerja untuk menerangkan status seseorang sebagai karyawan. Surat ini umumnya ditandatangani oleh pihak yang berwenang, seperti HRD, manajer personalia, atau pimpinan perusahaan, dan dibubuhi dengan stempel resmi perusahaan.
Secara umum, isi surat keterangan kerja meliputi:
- Identitas karyawan (nama lengkap, jabatan, dan nomor induk karyawan)
- Lama masa kerja
- Keterangan status (masih aktif atau sudah tidak bekerja)
- Penilaian singkat atau catatan tentang performa (opsional)
- Tanda tangan dan identitas pejabat yang mengeluarkan surat
2. Tujuan dan Fungsi Surat Keterangan Kerja
Surat ini memiliki beberapa fungsi penting, baik bagi karyawan maupun perusahaan, antara lain:
- Sebagai bukti pengalaman kerja.
Surat keterangan kerja sering menjadi lampiran penting dalam proses rekrutmen, menunjukkan bahwa pelamar benar-benar memiliki pengalaman di bidang tertentu. - Untuk kebutuhan administratif.
Dokumen ini dapat digunakan untuk pengajuan visa, KPR, pinjaman, atau keperluan legal lainnya yang memerlukan bukti pekerjaan. - Membangun reputasi profesional.
Surat yang dibuat dengan format resmi dan bahasa profesional dapat meningkatkan kredibilitas seorang karyawan di mata perusahaan lain. - Membantu HR mengarsipkan data karyawan.
Pembuatan surat keterangan kerja juga membantu divisi HR dalam menjaga catatan kepegawaian yang lengkap dan tertata.
3. Struktur Umum Surat Keterangan Kerja
Agar terlihat resmi dan mudah dipahami, surat keterangan kerja sebaiknya mengikuti struktur baku berikut:
- Kop Surat Perusahaan
Memuat logo, nama perusahaan, alamat lengkap, kontak, dan website (jika ada). - Nomor Surat dan Tanggal
Ditulis sesuai format administrasi perusahaan, misalnya: No. 123/HRD/KTK/XI/2025. - Judul Surat
Biasanya ditulis dengan huruf kapital dan ditebalkan, seperti:
SURAT KETERANGAN KERJA - Isi Surat
Berisi penjelasan mengenai identitas karyawan, jabatan, masa kerja, dan keterangan statusnya. - Penutup dan Tanda Tangan
Bagian ini mencakup pernyataan akhir, tanda tangan pejabat berwenang, nama terang, jabatan, dan cap/stempel perusahaan.
4. Cara Menulis Surat Keterangan Kerja untuk Karyawan yang Resign
Surat keterangan kerja bagi karyawan yang telah mengundurkan diri biasanya berisi informasi bahwa karyawan tersebut sudah tidak bekerja di perusahaan namun pernah bekerja dalam periode tertentu.
Berikut langkah-langkah penulisannya:
- Gunakan kop surat perusahaan.
Ini penting agar surat memiliki kekuatan legal dan terlihat resmi. - Cantumkan data lengkap karyawan.
Tuliskan nama, jabatan terakhir, dan masa kerja dengan tepat. - Sertakan keterangan berhenti bekerja.
Nyatakan dengan jelas bahwa karyawan tersebut sudah tidak bekerja di perusahaan, beserta tanggal berakhirnya masa kerja. - Opsional: tambahkan catatan positif.
Jika diperlukan, tambahkan kalimat yang merekomendasikan karyawan karena kinerja atau sikap baik selama bekerja. - Gunakan bahasa formal dan sopan.
Hindari nada emosional atau opini pribadi.
Contoh Surat Keterangan Kerja untuk Karyawan yang Resign
PT Sinar Terang Abadi
Jl. Melati No. 45, Jakarta Pusat
Telp. (021) 12345678 | www.sinarterang.co.id
--------------------------------------
SURAT KETERANGAN KERJA
No. 019/HRD/STA/XI/2025
--------------------------------------
Yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : Dwi Santoso
Jabatan : HRD Manager
Menerangkan bahwa:
Nama : Rina Wijayanti
Jabatan : Staff Administrasi
Periode Kerja : 1 Januari 2020 – 31 Oktober 2025
Selama bekerja di PT Sinar Terang Abadi, yang bersangkutan telah menunjukkan kinerja yang baik, disiplin, dan bertanggung jawab terhadap tugas yang diberikan.
Demikian surat keterangan kerja ini dibuat agar dapat digunakan sebagaimana mestinya.
Jakarta, 5 November 2025
PT Sinar Terang Abadi
(tanda tangan & stempel)
Dwi Santoso
HRD Manager
5. Cara Menulis Surat Keterangan Kerja untuk Karyawan yang Masih Aktif
Surat keterangan kerja untuk karyawan aktif biasanya diterbitkan atas permintaan karyawan untuk keperluan tertentu, seperti pengajuan kredit, pembuatan visa, atau syarat administratif lainnya. Dalam surat ini, status karyawan masih aktif bekerja harus disebutkan dengan jelas.
Langkah-langkah penulisannya hampir sama, hanya berbeda di bagian keterangan status kerja.
Contoh Surat Keterangan Kerja untuk Karyawan yang Masih Aktif
PT Andalan Media Nusantara
Jl. Gatot Subroto No. 88, Bandung
Telp. (022) 87654321 | www.andalanmedia.co.id
--------------------------------------
SURAT KETERANGAN KERJA
No. 045/HRD/AMN/XI/2025
--------------------------------------
Yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : Yuliana Pratiwi
Jabatan : HR Manager
Menerangkan bahwa:
Nama : Aditya Saputra
Jabatan : Content Writer
Periode Kerja : 10 Februari 2021 – Sekarang
Hingga surat ini diterbitkan, Saudara Aditya Saputra masih aktif bekerja di PT Andalan Media Nusantara dengan status sebagai karyawan tetap. Surat ini dibuat untuk keperluan pengajuan kredit tanpa jaminan (KTA) di bank.
Demikian surat keterangan kerja ini dibuat dengan sebenar-benarnya untuk digunakan sebagaimana mestinya.
Bandung, 10 November 2025
PT Andalan Media Nusantara
(tanda tangan & stempel)
Yuliana Pratiwi
HR Manager
6. Tips Tambahan agar Surat Terlihat Profesional
- Gunakan bahasa Indonesia baku sesuai kaidah EYD.
- Tulis tanpa kesalahan ketik atau ejaan karena ini dokumen resmi.
- Sertakan cap perusahaan dan tanda tangan basah agar sah secara hukum.
- Jika dikirim digital, gunakan format PDF agar tampilan tidak berubah.
- Cantumkan tujuan pembuatan surat bila diperlukan, misalnya untuk bank atau imigrasi.
7. Kesimpulan
Surat keterangan kerja, baik untuk karyawan yang resign maupun masih aktif, merupakan dokumen penting yang mencerminkan profesionalisme perusahaan dan karyawan. Dengan struktur yang benar, bahasa yang sopan, dan informasi yang lengkap, surat ini tidak hanya berfungsi administratif tetapi juga menjadi bukti kredibilitas seseorang dalam dunia kerja.
Menulisnya dengan hati-hati menunjukkan bahwa perusahaan menghargai setiap individu yang pernah menjadi bagian darinya—baik mereka yang masih berkontribusi maupun yang telah melangkah menuju karier baru.
Leave a Reply