Mengundurkan diri dari pekerjaan merupakan keputusan besar yang perlu dilakukan dengan cara yang sopan dan profesional. Salah satu bentuk profesionalisme dalam proses ini adalah dengan membuat surat pengunduran diri atau surat resign secara resmi. Surat ini tidak hanya berfungsi sebagai pemberitahuan kepada atasan, tetapi juga menjadi arsip penting dalam administrasi perusahaan. Artikel ini akan membahas format resmi surat pengunduran diri untuk karyawan kantor dan pabrik, lengkap dengan tips dan contoh penulisannya.
1. Pengertian Surat Pengunduran Diri
Surat pengunduran diri adalah dokumen tertulis yang dibuat oleh seorang karyawan untuk menyatakan keinginannya berhenti bekerja dari suatu perusahaan. Surat ini merupakan bentuk komunikasi formal yang menyampaikan niat mengundurkan diri dengan sopan, serta memberikan waktu bagi perusahaan untuk mencari pengganti atau menyesuaikan sistem kerja setelah kepergian karyawan tersebut.
Baik untuk karyawan kantor maupun pabrik, surat ini memiliki nilai penting karena menunjukkan etika kerja yang baik, tanggung jawab, dan rasa hormat kepada perusahaan.
2. Tujuan Surat Pengunduran Diri
Ada beberapa tujuan utama dari pembuatan surat pengunduran diri, antara lain:
- Memberikan pemberitahuan resmi kepada pihak perusahaan.
- Menjaga hubungan baik antara karyawan dan perusahaan.
- Menjadi bukti tertulis dalam proses administrasi HRD.
- Menunjukkan profesionalisme dan kedewasaan dalam mengambil keputusan.
Dalam banyak kasus, perusahaan juga membutuhkan surat ini sebagai syarat untuk menyelesaikan administrasi seperti surat pengalaman kerja, pembayaran sisa gaji, atau pencairan BPJS Ketenagakerjaan.
3. Struktur dan Format Resmi Surat Pengunduran Diri
Surat pengunduran diri harus ditulis dengan format yang jelas dan bahasa yang sopan. Berikut adalah struktur umum yang digunakan baik oleh karyawan kantor maupun pabrik:
a. Kepala Surat
Jika surat ditulis di kertas resmi, sertakan:
- Tempat dan tanggal penulisan surat
- Nama lengkap dan alamat karyawan (opsional)
Contoh:
Bandung, 20 Oktober 2025
b. Tujuan Surat
Tuliskan dengan jelas kepada siapa surat ditujukan, biasanya kepada pimpinan atau HRD perusahaan:
Kepada Yth.
Bapak/Ibu [Nama Atasan atau HRD]
[Posisi atau Jabatan]
[Perusahaan]
c. Pembuka Surat
Bagian ini berisi kalimat pembuka dan maksud surat:
Dengan hormat,
Melalui surat ini saya bermaksud untuk mengajukan pengunduran diri dari posisi saya sebagai [jabatan] di [nama perusahaan], terhitung sejak tanggal [tanggal pengunduran diri].
d. Alasan Pengunduran Diri (Opsional)
Alasan dapat disampaikan secara singkat dan sopan, misalnya karena alasan pribadi, kesehatan, atau ingin melanjutkan karier di tempat lain.
Contoh:
Keputusan ini saya ambil setelah mempertimbangkan rencana karier dan kondisi pribadi yang memerlukan perhatian lebih.
e. Ucapan Terima Kasih dan Permohonan Maaf
Bagian ini menunjukkan rasa hormat dan apresiasi terhadap perusahaan.
Saya mengucapkan terima kasih atas kesempatan yang telah diberikan selama saya bekerja di perusahaan ini. Mohon maaf apabila selama bekerja terdapat kesalahan yang kurang berkenan.
f. Penutup
Tutup surat dengan kalimat formal dan tanda tangan.
Hormat saya,
[Tanda tangan]
[Nama Lengkap]
4. Contoh Surat Pengunduran Diri Karyawan Kantor
Berikut contoh format resmi yang dapat digunakan oleh karyawan kantor:
Contoh 1: Surat Pengunduran Diri Karyawan Kantor
Bandung, 20 Oktober 2025
Kepada Yth.
Bapak/Ibu HRD
PT Sinar Jaya Abadi
di Tempat
Dengan hormat,
Melalui surat ini, saya, yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : Andi Setiawan
Jabatan: Staff Administrasi
Bermaksud untuk mengajukan pengunduran diri dari posisi saya di PT Sinar Jaya Abadi, terhitung sejak tanggal 31 Oktober 2025.
Keputusan ini saya ambil setelah mempertimbangkan beberapa hal pribadi yang membutuhkan fokus dan perhatian saya.
Saya mengucapkan terima kasih atas kesempatan yang telah diberikan kepada saya selama bekerja di perusahaan ini. Saya juga memohon maaf apabila selama masa kerja terdapat kesalahan maupun hal-hal yang kurang berkenan.
Demikian surat pengunduran diri ini saya sampaikan. Semoga PT Sinar Jaya Abadi terus maju dan sukses di masa yang akan datang.
Hormat saya,
(tanda tangan)
Andi Setiawan
5. Contoh Surat Pengunduran Diri Karyawan Pabrik
Untuk karyawan pabrik, bahasa dan formatnya tetap formal, tetapi bisa lebih sederhana tanpa mengurangi kesopanan.
Contoh 2: Surat Pengunduran Diri Karyawan Pabrik
Karawang, 20 Oktober 2025
Kepada Yth.
Bapak/Ibu HRD
PT Mekar Sentosa
di Tempat
Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : Siti Marlina
Jabatan: Operator Produksi
Dengan ini mengajukan pengunduran diri dari PT Mekar Sentosa terhitung sejak tanggal 1 November 2025.
Saya memutuskan untuk berhenti bekerja karena alasan keluarga yang membutuhkan perhatian saya lebih banyak.
Saya mengucapkan terima kasih atas kesempatan dan pengalaman yang telah saya dapatkan selama bekerja di perusahaan ini.
Mohon maaf jika selama bekerja terdapat kesalahan yang kurang berkenan di hati rekan kerja maupun pimpinan.
Hormat saya,
(tanda tangan)
Siti Marlina
6. Tips Menulis Surat Pengunduran Diri yang Baik
- Gunakan Bahasa Formal dan Sopan
Hindari bahasa santai atau informal, meskipun hubungan Anda dengan atasan cukup dekat. - Sampaikan Alasan dengan Bijak
Tidak perlu menulis alasan terlalu detail, cukup umum dan sopan. - Berikan Pemberitahuan Minimal 2 Minggu Sebelumnya
Agar perusahaan memiliki waktu untuk mencari pengganti posisi Anda. - Ucapkan Terima Kasih dan Permohonan Maaf
Hal ini menunjukkan profesionalitas dan menjaga hubungan baik. - Gunakan Format Rapi dan Tanda Tangan Asli
Jika dikirim lewat email, tetap gunakan struktur surat resmi dan tambahkan tanda tangan digital bila memungkinkan.
7. Kesimpulan
Surat pengunduran diri bukan sekadar formalitas, melainkan wujud profesionalisme seorang karyawan. Dengan format yang tepat dan bahasa yang sopan, karyawan dapat meninggalkan perusahaan dengan kesan baik. Baik karyawan kantor maupun pabrik, penting untuk menulis surat pengunduran diri dengan struktur yang jelas, penuh rasa hormat, dan disertai ucapan terima kasih.
Mengundurkan diri bukan akhir dari hubungan profesional — justru cara kita berpamitan dapat menjadi cerminan karakter dan integritas diri di dunia kerja.
Leave a Reply