Contoh Surat Izin Kegiatan untuk Sekolah, Kampus, dan Organisasi

Pendahuluan

Dalam dunia pendidikan maupun organisasi, kegiatan di luar aktivitas rutin sering diadakan untuk menunjang pengembangan diri dan kebersamaan. Misalnya kegiatan seminar, lomba, pentas seni, atau perkemahan. Agar kegiatan berjalan lancar dan sah secara administratif, panitia atau pihak penyelenggara wajib membuat surat izin kegiatan.

Surat ini berfungsi sebagai bentuk permohonan izin resmi kepada pihak sekolah, kampus, instansi, maupun pihak berwenang lainnya. Dengan adanya surat izin, kegiatan akan mendapatkan legitimasi dan menghindari masalah administratif.

Fungsi Surat Izin Kegiatan

Surat izin kegiatan memiliki beberapa fungsi penting, di antaranya:

1. Legalitas kegiatan – menjadi dasar hukum atau bukti tertulis bahwa kegiatan sudah disetujui pihak berwenang.
2. Bentuk komunikasi resmi – menjadi media komunikasi antara penyelenggara acara dengan pihak pemberi izin.
3. Dokumen administrasi – digunakan sebagai arsip resmi panitia maupun instansi terkait.
4. Meningkatkan kepercayaan – membuat peserta, sponsor, atau pihak terkait percaya bahwa acara valid.

Struktur Surat Izin Kegiatan

Umumnya, surat izin kegiatan memiliki struktur baku seperti berikut:

1. Kop surat – identitas organisasi/sekolah/kampus.
2. Nomor surat – nomor administrasi resmi.
3. Lampiran & perihal – informasi tambahan dan tujuan surat.
4. Pihak yang dituju – kepada siapa surat izin ditujukan.
5. Isi surat – maksud dan tujuan kegiatan, waktu, tempat, serta permohonan izin.
6. Penutup – ucapan terima kasih.
7. Tanda tangan & stempel – tanda tangan ketua panitia atau pihak terkait.

Contoh Surat Izin Kegiatan Sekolah

Contoh surat izin kegiatan pentas seni di sekolah:

OSIS SMA Negeri 5 Jakarta Jl. Merdeka No. 12 Jakarta

Jakarta, 2 September 2025 Nomor : 012/OSIS/SMA5/IX/2025 Lampiran : - Perihal : Permohonan Izin Kegiatan

Kepada Yth. Bapak Kepala SMA Negeri 5 Jakarta Di Tempat

Dengan hormat, Sehubungan dengan program kerja OSIS SMA Negeri 5 Jakarta, kami bermaksud mengadakan kegiatan Pentas Seni Siswa yang akan dilaksanakan pada:

Hari/Tanggal : Sabtu, 20 September 2025 Waktu : 08.00 – 15.00 WIB Tempat : Aula SMA Negeri 5 Jakarta

Bersama surat ini, kami memohon izin untuk menyelenggarakan kegiatan tersebut.

Demikian surat permohonan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan izin yang diberikan, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami, Ketua Panitia Pembina OSIS (tanda tangan) (tanda tangan)

Andi Saputra Ibu Ratna Dewi, S.Pd

Contoh Surat Izin Kegiatan Kampus

Contoh surat izin seminar mahasiswa di kampus:

Himpunan Mahasiswa Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Andalas Jl. Kampus Limau Manis, Padang

Padang, 10 September 2025 Nomor : 034/HMM/FEUA/IX/2025 Lampiran : Proposal Perihal : Permohonan Izin Kegiatan Seminar

Kepada Yth. Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Andalas Di Tempat

Dengan hormat, Dalam rangka meningkatkan pengetahuan dan wawasan mahasiswa, kami dari Himpunan Mahasiswa Manajemen bermaksud mengadakan kegiatan Seminar Nasional “Generasi Muda dalam Era Digital” yang akan dilaksanakan pada:

Hari/Tanggal : Rabu, 25 September 2025 Waktu : 09.00 – 13.00 WIB Tempat : Auditorium Fakultas Ekonomi

Bersama ini kami memohon izin dan dukungan agar kegiatan dapat berjalan dengan baik. Sebagai bahan pertimbangan, terlampir proposal kegiatan.

Atas perhatian dan izin yang diberikan, kami mengucapkan terima kasih.

Hormat kami, Ketua HMM Sekretaris (tanda tangan) (tanda tangan)

Rizki Ananda Siti Rahma

Contoh Surat Izin Kegiatan Organisasi

Contoh surat izin kegiatan lomba di desa:

Karang Taruna “Muda Berkarya” Desa Suka Jaya, Kecamatan Sukamaju

Suka Jaya, 5 September 2025 Nomor : 07/KT-SJ/IX/2025 Lampiran : - Perihal : Permohonan Izin Kegiatan

Kepada Yth. Bapak Kepala Desa Suka Jaya Di Tempat

Dengan hormat, Sehubungan dengan peringatan Hari Kemerdekaan RI ke-80, kami dari Karang Taruna “Muda Berkarya” bermaksud mengadakan kegiatan Lomba 17 Agustus pada:

Hari/Tanggal : 16–17 Agustus 2025 Waktu : 08.00 – selesai Tempat : Lapangan Desa Suka Jaya

Sehubungan dengan hal tersebut, kami mohon izin kepada Bapak Kepala Desa untuk melaksanakan kegiatan dimaksud.

Demikian surat ini kami buat. Atas perhatian dan izin yang diberikan, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami, Ketua Karang Taruna

(tanda tangan & stempel)

Doni Pratama

Tips Membuat Surat Izin Kegiatan

1. Gunakan bahasa resmi dan sopan.
2. Tuliskan tujuan kegiatan secara jelas.
3. Sertakan waktu dan tempat kegiatan dengan detail.
4. Lampirkan proposal jika diperlukan.
5. Gunakan format surat resmi (kop, nomor surat, tanda tangan, dan stempel).

Kesimpulan

Surat izin kegiatan sangat penting untuk menjamin legalitas dan kelancaran acara baik di sekolah, kampus, maupun organisasi. Dengan struktur yang jelas, bahasa yang sopan, dan informasi lengkap, surat izin akan lebih mudah disetujui oleh pihak terkait.

Contoh di atas bisa dijadikan acuan untuk berbagai keperluan kegiatan, mulai dari pentas seni di sekolah, seminar di kampus, hingga lomba di tingkat desa.