Surat keterangan kerja merupakan salah satu dokumen penting yang sering dibutuhkan dalam berbagai keperluan profesional. Dokumen ini berfungsi sebagai bukti resmi bahwa seseorang pernah bekerja atau sedang bekerja di suatu perusahaan. Dalam dunia kerja modern, surat ini tidak hanya diperlukan untuk melamar pekerjaan baru, tetapi juga digunakan untuk pengajuan visa, pinjaman bank, atau keperluan administrasi lainnya.
Agar lebih memahami pentingnya surat keterangan kerja, berikut penjelasan lengkap mengenai pengertian, fungsi, struktur, hingga contoh surat yang bisa dijadikan referensi.
1. Pengertian Surat Keterangan Kerja
Surat keterangan kerja adalah surat resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan untuk menyatakan bahwa seseorang benar merupakan atau pernah menjadi karyawan di tempat tersebut. Surat ini biasanya ditandatangani oleh atasan langsung, HRD, atau pihak berwenang dalam perusahaan.
Dokumen ini mencantumkan beberapa informasi penting seperti:
- Nama lengkap karyawan
- Jabatan atau posisi pekerjaan
- Lama masa kerja
- Deskripsi singkat tugas
- Tujuan penerbitan surat
Surat ini memiliki sifat formal dan harus menggunakan bahasa yang baku serta sesuai dengan format administrasi perusahaan.
2. Fungsi Surat Keterangan Kerja
Surat keterangan kerja memiliki beragam fungsi yang sangat penting, di antaranya:
- Sebagai bukti pengalaman kerja
Surat ini menunjukkan bahwa seseorang memiliki pengalaman profesional di bidang tertentu, yang menjadi nilai tambah saat melamar pekerjaan baru. - Syarat administrasi pengajuan visa
Beberapa negara mensyaratkan surat keterangan kerja untuk membuktikan bahwa pemohon visa memiliki pekerjaan tetap di negara asalnya. - Persyaratan kredit atau pinjaman bank
Pihak bank sering meminta surat keterangan kerja untuk memastikan kestabilan penghasilan peminjam. - Bukti legal hubungan kerja
Surat ini juga bisa dijadikan bukti sah apabila terjadi sengketa ketenagakerjaan atau proses administratif lainnya.
3. Struktur dan Unsur Penting Surat Keterangan Kerja
Sebuah surat keterangan kerja yang baik harus memiliki struktur yang rapi dan mencantumkan elemen-elemen berikut:
- Kop Surat Perusahaan
Mencakup nama perusahaan, alamat lengkap, nomor telepon, email, dan logo perusahaan. - Nomor Surat
Setiap surat resmi memiliki nomor arsip untuk keperluan dokumentasi. - Tanggal dan Tempat Pembuatan Surat
Dicantumkan untuk menunjukkan waktu penerbitan surat. - Isi Surat
Berisi pernyataan bahwa karyawan tersebut benar bekerja di perusahaan, lengkap dengan jabatan dan periode kerjanya. - Tujuan Pembuatan Surat
Biasanya mencantumkan keterangan bahwa surat dibuat untuk keperluan tertentu (misalnya melamar pekerjaan, pengajuan visa, atau pinjaman bank). - Tanda Tangan dan Stempel Resmi
Surat akan sah apabila ditandatangani oleh pihak yang berwenang (biasanya HRD) dan disertai cap perusahaan.
4. Tips Menulis Surat Keterangan Kerja
Agar surat terlihat profesional dan dapat diterima secara resmi, berikut beberapa tips penting:
- Gunakan bahasa Indonesia yang formal dan jelas.
- Hindari kalimat yang ambigu atau tidak spesifik.
- Pastikan data karyawan akurat, seperti nama, posisi, dan durasi kerja.
- Cantumkan tujuan penerbitan surat dengan jelas.
- Gunakan kop surat dan tanda tangan resmi agar dokumen sah secara hukum.
5. Contoh Surat Keterangan Kerja
Contoh 1: Untuk Melamar Pekerjaan Baru
PT MAJU TERUS ABADI
Jl. Merdeka No. 123, Jakarta Pusat, 10210
Telp: (021) 4567890 | Email: info@majuterus.co.id
______________________________________________________
SURAT KETERANGAN KERJA
No: 045/HRD-MTA/X/2025
Yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : Rudi Hartono
Jabatan : Manajer HRD
Menyatakan dengan sebenarnya bahwa:
Nama : Sinta Amalia
Jabatan : Staf Administrasi
NIK : 021345
Telah bekerja di PT Maju Terus Abadi sejak tanggal 2 Januari 2020 hingga 15 Oktober 2025.
Selama bekerja, yang bersangkutan menunjukkan dedikasi tinggi, disiplin, dan berkontribusi positif bagi perusahaan.
Surat keterangan kerja ini dibuat untuk digunakan sebagai salah satu syarat melamar pekerjaan di tempat lain.
Demikian surat ini dibuat dengan sebenar-benarnya untuk dapat digunakan sebagaimana mestinya.
Jakarta, 30 Oktober 2025
Hormat kami,
Rudi Hartono
Manajer HRD
PT Maju Terus Abadi
(tanda tangan & cap perusahaan)
Contoh 2: Untuk Keperluan Pengajuan Visa
PT SINAR GLOBAL INDO
Jl. Raya Sudirman No. 55, Bandung
Telp: (022) 7654321 | Email: hrd@sinarglobal.co.id
______________________________________________________
SURAT KETERANGAN KERJA
No: 078/SGI-HRD/X/2025
Yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : Niken Pratama
Jabatan : Kepala Divisi HRD
Menerangkan bahwa:
Nama : Dimas Raharja
Jabatan : Marketing Executive
NIK : 112233
Adalah karyawan tetap PT Sinar Global Indo sejak tanggal 10 Februari 2021 hingga saat ini.
Surat keterangan ini dibuat untuk keperluan pengajuan visa perjalanan ke Jepang atas permintaan yang bersangkutan.
Demikian surat ini kami buat dengan sebenar-benarnya agar dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.
Bandung, 30 Oktober 2025
Hormat kami,
Niken Pratama
Kepala Divisi HRD
PT Sinar Global Indo
(tanda tangan & stempel perusahaan)
6. Kesalahan Umum yang Harus Dihindari
Banyak surat keterangan kerja ditolak atau dianggap tidak sah karena kesalahan kecil. Beberapa di antaranya:
- Tidak mencantumkan periode kerja secara jelas.
- Tidak ada tanda tangan atau stempel resmi.
- Penggunaan bahasa yang tidak formal.
- Tidak mencantumkan tujuan pembuatan surat.
Hindari kesalahan ini agar surat tetap profesional dan diakui oleh pihak terkait.
7. Kesimpulan
Surat keterangan kerja adalah dokumen penting yang mencerminkan profesionalisme dan kredibilitas seseorang dalam dunia kerja. Pembuatan surat ini harus memperhatikan struktur, bahasa, serta kelengkapan data agar sah secara administratif.
Baik untuk melamar pekerjaan, pengajuan visa, maupun keperluan bank, surat keterangan kerja berperan sebagai bukti sah pengalaman dan status kepegawaian seseorang. Dengan mengikuti format dan contoh yang telah dijelaskan di atas, kamu dapat membuat surat keterangan kerja yang resmi, rapi, dan mudah diterima oleh berbagai institusi.