Surat Keterangan Kerja merupakan salah satu dokumen administratif yang paling sering dikeluarkan oleh bagian Human Resources Department (HRD) di perusahaan. Dokumen ini berfungsi sebagai bukti resmi bahwa seseorang benar-benar bekerja atau pernah bekerja di sebuah perusahaan dalam periode tertentu. Karena fungsinya yang penting, HRD perlu memahami format dan isi Surat Keterangan Kerja yang benar agar dapat digunakan untuk berbagai keperluan karyawan.
Pengertian Surat Keterangan Kerja
Surat Keterangan Kerja adalah surat resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan untuk menerangkan status pekerjaan seorang karyawan. Surat ini biasanya mencantumkan identitas karyawan, jabatan, masa kerja, serta keterangan tambahan sesuai kebutuhan. Surat Keterangan Kerja memiliki kekuatan administratif karena ditandatangani oleh pihak berwenang dan menggunakan kop surat perusahaan.
Fungsi Surat Keterangan Kerja
Dalam praktiknya, Surat Keterangan Kerja memiliki berbagai fungsi, di antaranya:
- Sebagai syarat pengajuan kredit atau pinjaman di bank
- Melengkapi dokumen pengajuan visa
- Persyaratan administrasi sekolah atau kuliah
- Keperluan melamar pekerjaan sampingan
- Bukti status kerja untuk keperluan asuransi atau pajak
Karena banyaknya fungsi tersebut, HRD harus menyiapkan format Surat Keterangan Kerja yang rapi, jelas, dan sesuai standar.
Unsur Penting dalam Surat Keterangan Kerja
Agar Surat Keterangan Kerja sah dan dapat digunakan, terdapat beberapa unsur penting yang umumnya selalu dicantumkan oleh HRD, yaitu:
- Kop surat perusahaan
- Nomor surat
- Identitas karyawan (nama, NIK, atau nomor karyawan)
- Jabatan atau posisi karyawan
- Masa kerja
- Pernyataan resmi dari perusahaan
- Tujuan pembuatan surat (jika diperlukan)
- Tempat, tanggal, dan tanda tangan pejabat berwenang
- Stempel perusahaan
Contoh Surat Keterangan Kerja yang Sering Digunakan HRD
Berikut adalah contoh Surat Keterangan Kerja yang umum digunakan oleh HRD di berbagai perusahaan:
PT MAJU JAYA SEJAHTERA
Jl. Merdeka No. 123, Jakarta
Telp. (021) 12345678
SURAT KETERANGAN KERJA
Nomor: 045/SKK/HRD/2025
Yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : Budi Santoso
Jabatan : Manager Human Resources
Dengan ini menerangkan bahwa:
Nama : Andi Pratama
NIK : 3201xxxxxxxx
Jabatan : Staff Administrasi
Adalah benar karyawan PT Maju Jaya Sejahtera yang telah bekerja sejak 1 Januari 2022 hingga saat ini dan masih berstatus sebagai karyawan aktif.
Surat keterangan ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.
Jakarta, 10 Juni 2025
Hormat kami,
(tanda tangan)
Budi Santoso
Manager Human Resources
Contoh di atas merupakan format paling umum yang digunakan HRD karena bersifat netral dan dapat dipakai untuk berbagai kebutuhan administrasi.
Tips HRD dalam Membuat Surat Keterangan Kerja
Agar Surat Keterangan Kerja dapat digunakan tanpa kendala, HRD sebaiknya memperhatikan beberapa hal berikut:
- Gunakan bahasa formal dan jelas
- Pastikan data karyawan sesuai dengan arsip perusahaan
- Cantumkan masa kerja dengan format tanggal yang jelas
- Gunakan kop surat dan stempel resmi
- Simpan arsip surat untuk keperluan administrasi internal
Penutup
Surat Keterangan Kerja adalah dokumen penting yang sering diminta karyawan untuk berbagai keperluan. Oleh karena itu, HRD perlu memiliki template Surat Keterangan Kerja yang standar dan mudah disesuaikan. Dengan format yang tepat dan isi yang jelas, Surat Keterangan Kerja akan memberikan kemudahan baik bagi karyawan maupun perusahaan dalam proses administrasi.
Jika diperlukan, HRD juga dapat menyesuaikan isi surat sesuai tujuan penggunaannya tanpa mengurangi keabsahan dokumen tersebut.